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Bestellen, liefern, verarbeiten - frische Zutaten aus dem E-Shop von Adank Davos

Der Früchte- und Gemüsehändler Adank beliefert die Hotel- und Gastrobranche der Region DavosKlosters mit Frischprodukten und Non-Food-Artikeln. Die meisten seiner Kunden haben ihre Ware bisher per Telefon oder Fax bestellt, doch die Zeiten ändern sich. Immer mehr erledigen ihre Bestellungen heute elektronisch über den AbaShop. Das erleichtert dem Handelsunternehmen und seinen Kunden gleichermassen die Arbeit.

Seit über hundert Jahren beliefert die heutige Adank Davos AG ihre Kunden mit Früchten und Gemüse. Das Angebot des traditionsreichen Handelsunternehmens umfasst rund 3500 Artikel aus dem Food- und Non-Food-Bereich. Es wird von 90 Prozent aller Gastronomie- und Hotelleriebetriebe sowie Kliniken der Region Davos-Klosters in Anspruch genommen. Der Grundstein wurde 1907 von Abraham Adank mit der Gründung eines Kolonialwarengeschäfts gelegt. Seither hat jede Generation den Betrieb mit sicherem Gespür für die wirtschaftlichen Veränderungen in einer sich rasch wandelnden Tourismusregion ein Stück vorangetrieben. Die rechtzeitige Übergabe der Führung an die nächste Generation war dabei immer ein Garant für die erfolgreiche Weiterentwicklung; in vierter Folge liegt das Geschick des Unternehmens seit 2011 in den Händen von Marc Adank.

Ausgangslage
Pro Tag verarbeiten die 12 Mitarbeitenden der Adank Davos AG bis zu 150 Aufträge mit durchschnittlich 20 bis 30 Einzelpositionen. Dabei muss sich das Unternehmen nicht nur gegen lokale Konkurrenten, sondern auch gegen grosse Mitbewerber aus dem Unterland behaupten. Mit Erfolg, denn Adank Davos ist über das ganze Jahr an sechs Wochentagen operativ tätig und garantiert, innerhalb von drei Stunden Kunden zu beliefern. Dazu braucht es nicht nur einen cleveren Einkauf der Waren in den richtigen Mengen, sondern auch eine perfekte Logistik in Form von geländetauglichen Lieferwagen. Dazu kommt natürlich ein modernes IT-System, das keine Ausfallzeiten kennt und rund um die Uhr immer verfügbar ist. Das hat Martin Adank, der Vater des heutigen CEO, bereits in den 1970er-Jahren erkannt. Auf einem Philips-Minirechner liefen zunächst ein Fakturierungsprogramm und anschliessend eine Branchenlösung für Handelsunternehmen. Die Anwendungen leisteten über Jahrzehnte wertvolle Dienste, entsprachen aber auf die Dauer nicht mehr modernen Anforderungen. Als die Weiterentwicklung der Software eingestellt wurde, war es an der Zeit für die Einführung eines neuen Systems.

Ziele
Mit der Einführung einer neuen IT-Lösung wollte die Adank Davos nicht nur einfach das alte Produkt ersetzen, sondern gleichzeitig auch den Sprung in die digitale Zukunft machen. Zum einen sollten die innerbetrieblichen Prozesse durch die künftige Unternehmenslösung effizienter und einfacher gemacht werden, zum anderen wollten sie aber auch weitere Möglichkeiten nutzen können, die sich durch den technologischen Fortschritt ergaben. Zum damaligen Zeitpunkt, das heisst kurz nach dem Millenniumswechsel, wurde bereits überall intensiv über das Potenzial des Internets im Bereich E-Commerce diskutiert. Etwas mehr als zehn Jahre später war aus den Spekulationen Gewissheit geworden: Am Web führt auch für eine Handelsfirma kein Weg vorbei. Bei all den visionären Überlegungen war jedoch klar: Die Software für die kommende Adank-Generation musste alle Anforderungen eines Handelsunternehmens optimal unterstützen.

Vorgehen
Als man bei Adank Davos 2003 erfuhr, dass die vorhandenen Anwendungen nicht mehr weiterentwickelt werden, erfolgte auf Empfehlung des langjährigen IT-Beraters der Umstieg auf ABACUS. In einem zweiten Schritt wurde im Herbst 2013 von der Version 2010 classic auf die Version 2013 vi gewechselt. Dabei wurde das Davoser Handelsunternehmen nicht nur durch die Spezialisten des ABACUS-Vertriebspartners Projekt7 unterstützt, der problemlose Umstieg auf die Version «Internet» der ABACUS-Software ist zum grossen Teil auch auf Marc Adank zurückzuführen. Der gelernte Programmierer zeigte sich vom Projekt so begeistert, dass er gleich mehrere Kurse bei ABACUS belegte, um danach mit Unterstützung von Projekt7 die gesamte Preisgestaltung und Konfiguration der Auftragsbearbeitungssoftware selber vorzunehmen. Auch das Maskendesign der Auftragsbearbeitung ist auf ihn zurückzuführen. Er hat es auf die Bedürfnisse seiner Sachbearbeiterinnen für die Abarbeitung der Aufträge mit Rüst- und Lieferscheinen optimiert.

Lösungskonzept
Herzstück der Lösung sind die für den Grosshandel typischen Preislisten mit kundenindividuellen Spezialkonditionen, sofort ablesbaren Umsatzvolumen, Abnahmemengen, Aktionspreisen und Spezialrabatten oder mit dem sogenannten Anbruchpreis. Dieser gilt, wenn keine volle Einheit bestellt wird. Wird also nur eine halbe Kiste Salat bestellt, ist der Stückpreis höher, als wenn eine ganz abgenommen wird. In der Regel bestellen Hotels und Restaurants abends bei Küchenschluss die Waren für den Folgetag. Damit sich Aufträge einfacher aufgeben und effizienter verarbeiten lassen, bietet Adank Davos die Möglichkeit, über einen elektronischen Laden zu bestellen. Basis ist die ABACUS Standard-Lösung AbaShop. Sie garantiert, dass Produkte- und Kundendaten aus der Auftragsbearbeitungssoftware automatisch in den Online-Shop transferiert werden und im Gegenzug Shop-Bestellungen für die direkte Weiterbearbeitung zur Verfügung stehen. Beim Erfassen und Kontrollieren der Aufträge lässt sich dadurch viel Zeit sparen, da das mehrmaliges Erfassen obsolet ist.

Dank der nahtlosen Integration des E-Shops in die Auftragsbearbeitungssoftware werden die Preise individuell für jeden Kunden aufbereitet. Unleserliche Bestellungen gehören der Vergangenheit an. Dank den Dossiers in der ABACUS-Software sind alle Informationen stets verfügbar. Grosse Reports wie Rückstands- oder Preislisten werden mit Hilfe des Benachrichtigungsprogramms AbaNotify automatisch berechnet. Auch auf das Drucken des Jahreskatalogs kann heute verzichtet werden, da das Artikelsortiments im Online-Shop jederzeit aktuell abrufbar ist. Dank dem «Responsive Design» des AbaShops werden alle Inhalte von Webseiten auf unterschiedlichen Endgeräten wie PC, Tablet und Smartphone einheitlich dargestellt. So können Kunden mit ihrem Tablet-Rechner durch ihr Lager gehen und direkt auf dem Mobilgerät ihre Bestellliste abarbeiten. Produktbilder beschleunigen dabei die Produktsuche markant. Eigene Einkaufslisten machen es dabei den Kunden leicht, regelmässig benötigte Artikel schneller in den Warenkorb zu legen.

Fazit
Mit ABACUS hat Adank Davos den Bestellprozess optimiert und ist in der Lage, seinen Kunden einen Mehrwert anzubieten. Die Effizienzsteigerung zeigt sich darin, dass der Erfassungsaufwand bei Bestellungen bei Adank gesunken ist, weil Kunden diese selber erfassen. Das bedeutet, dass das Notieren von telefonischen Bestellungen wie auch die anschliessende manuelle Erfassung entfallen. Adank ist sich bewusst, dass die Umstellung auf das elektronische Bestellen bei seinen Kunden noch etwas Zeit braucht. Immerhin sind es heute bereits 10 Prozent der Küchenchefs, welche den digitalen Kanal gegenüber dem Telefon oder dem Fax vorziehen. Das entspricht einer Verdoppelung innerhalb eines Jahres nach dem Aufschalten. Für Marc Adank steht fest: «Die ABACUS-Software ist aus unserem Betrieb nicht mehr wegzudenken. Sie ist genau das Instrument, das wir für unsere Geschäftstätigkeit brauchen. Sie bietet die Informationen, dank denen wir heute unser Geschäft im Griff haben. Umsatzeinbrüche bei gewissen Kunden oder Produkten lassen sich damit sofort feststellen, so, dass wir stets in der Lage sind, entsprechend zu reagieren». 
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