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06.11.2017

Digital x – what’s digital next: Die Chancen der Digitalisierung in der Praxis nutzen

Von: Bernhard Bachinger - JobRouter AG


Während sich Funktionalitäten und Potenziale durch die Digitalisierung ändern, bleiben die grundsätzlichen Anforderungen immer gleich: Optimierung, Innovation, Usability steigern und Wettbewerbsvorteil ausbauen, lautet das stete Mantra!

In der Praxis sind diese Buzzwords jedoch schwer in eine Strategie zu fassen. Die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens basiert in weiten Teilen auf den folgenden drei Komponenten: Prozesse, Daten und Dokumente. Diese müssen harmonisch interagieren und sinnvoll in den Geschäfts- und Tagesablauf der Mitarbeiter integriert werden. Im Zuge der Digitalisierung werden nun einerseits völlig neue Geschäftsmodelle entwickelt, die lediglich in der digitalen Form existieren. Andererseits stehen gerade etablierte Unternehmen vor der Herausforderung, bisher manuell bearbeitete Abläufe zu automatisieren und dazugehörige Prozesse, Daten und Dokumente zu digitalisieren.

Dabei sehen sie sich meist einer Vielzahl interner Prozesse und Anwendungen gegenüber, die geprüft und neu strukturiert werden müssen. Der scheinbare Zeitmangel sowie die Fülle an "Baustellen" können den Druck so stark erhöhen, dass eine „Pflasterstrategie“ gewählt wird: Dann suchen Entscheider nach kurzfristigen Lösungen, die auf ein akutes Problem zielen, und wählen Systeme, die lediglich für die Digitalisierung eines Teilbereichs programmiert sind. Der anfängliche Wunsch nach mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle führt dann häufig zu einer „Silo-Landschaft“ mit unzähligen Tools für einzelne Aufgaben. Eine Kommunikation zwischen diesen Systemen findet hingegen nur selten statt. Damit bleibt ein wesentliches und stetig wachsendes Potenzial der digitalen Transformation ungenutzt.

Einzellösungen sprechen lassen, Synergien effizient nutzen

Eigentlich sollte die Priorität sein, langsame Prozesse durch Echtzeit-Tools, wie ERP und CRM, zu ersetzen und damit auch wenig flexible Business-Lösungen und starre Strategien zu verwerfen. Erst wenn das Unternehmen mit all seinen Mitarbeitern "digital denkt" und die Vorteile neuer Technologien als Chance erkannt werden, können solche Tools – eingerahmt in eine Gesamtstrategie – ihr Potenzial entfalten. Denn einer der großen Vorteile sinnvoller Digitalisierung ist, gerade in Anbetracht der rasenden technologischen Entwicklung, die damit einhergehende Flexibilität und Zukunftsfähigkeit. So ist es notwendig, Systeme nicht als Selbstzweck zu betreiben, sondern benötigte Funktionalitäten – wo immer sinnvoll und möglich – in ein Gesamtkonstrukt zu integrieren. Das bedeutet aber auch, dass etablierte Systeme gegebenenfalls abgeschaltet oder nur eingeschränkt weiter betrieben werden, sobald ihre Funktionalitäten in umfassendere Systeme integriert sind. Nehmen wir das Beispiel Dokumenten-Management. Während es in den 90er Jahren, häufig aus dem Archivsystem, als abgeschlossene Lösung für die Digitalisierung von Dokumenten eingeführt wurde, finden sich mittlerweile viele Funktionalität auch in anderen Systemen wieder. Das zieht nach sich, dass DMS-Hersteller ihre Systeme um Workflow- und Prozess-Komponenten erweitern, um dem gewandelten Markt und den Anforderungen der Unternehmen zu entsprechen. Allerdings lassen sich damit in der Regel nur dokumentenlastige Abläufe abbilden. Warum? DMS gehen schon historisch bedingt von dokumenten- und nicht von systemübergreifenden, meist datenbasierten Prozessen aus, was zu der Entstehungszeit ein logischer Ausgangspunkt war. Da Daten aber heute als das „Gold des digitalen Zeitalters“ gehandelt werden, ist es umso kritischer, wenn Daten ungenutzt liegenbleiben und nicht von einem ERP-System an beispielsweise ein BPM-System weitergegeben werden oder wenn datenbasierte, komplexe Prozesse aufgrund mangelnder Funktionalität nicht richtig automatisiert werden "können".

Weil Unternehmen dieses Problem erkannt haben, werden inzwischen häufig zusätzliche Systeme zur Prozessautomatisierung installiert. Diese setzen dort an, wo DMS, ERP, CRM, etc. nicht weiterkommen. Wird allerdings nur diese Art der Unternehmensdigitalisierung verfolgt, entwickelt sich die IT-Infrastruktur mehr und mehr zu einem höchst komplexen Gebilde, das Transparenz und Effizienz eher behindert als fördert: Dann werden an für sich unnötige Zwischenschritte notwendig, die eine Person vor dem Monitor ausführen oder anstoßen muss. Es ergibt sich ein zusätzlicher manueller Aufwand, der wiederum automatisiert werden müsste. Denn wer stellt sicher, dass dieser Schritt auch ausgeführt wird bzw. wer verwendet seine kostbare Arbeitszeit darauf, es nachzuprüfen?

Manueller Mehraufwand – Oder: Automatisierung gegen den Frust

Der zusätzliche manuelle und administrative Aufwand entsteht immer dort, wo Daten sowie Dokumente unstrukturiert in Office-Lösungen verwaltet und in Excel-Tabellen eingetragen werden, da die Zuständigkeit eines Systems, einer Anwendung oder eines Tools endet. Hinzu kommen die Versuche, diese Probleme mit herkömmlichen Qualitätsmanagement-Systemen zu lösen. Das bringt meist noch mehr Bürokratie, ohne zuverlässige Abläufe sicherzustellen. Je mehr Tools und Systeme parallel verwendet werden, ohne dass die Prozesse dazwischen ebenso digitalisiert und automatisiert werden, desto unwahrscheinlicher wird eine effiziente digitale Transformation. Der CIO wird zum Verwalter einzelner Tools und Datensilos.

Die schlimmste Folge tritt aber dann ein, wenn sich die eigentlichen Potenziale der Digitalisierung aus genau diesen Gründen nicht realisieren lassen. Eine zu große Auswahl an Lösungen für besondere Unternehmensbereiche, mangelnde Anwenderakzeptanz, der zunehmende Druck auf Reaktions- und Interaktionszeiten sowie der zügige Fortschritt, erschweren die Entscheidung für Systeme und den Wechsel zu einer umfassenden Digitalstrategie. Zu oft zerbricht die geplante Transformation an den Diskussionen, die dann zwischen Fachabteilungen, der IT und dem Management geführt werden.

Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen und zukunftsfähig aufgestellt zu sein, sollten Entscheider ihre digitalen Ziele hinterfragen und sicherstellen, dass sie sich sowohl mit den Geschäftszielen decken als auch die Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen.

Im Zuge dessen sollte die Kommunikationsfähigkeit der einzelnen Systeme sofort von den Projektleitern mitbedacht werden: Gibt es Schnittstellen zwischen Tools und Anwendungen oder kann ich diese ohne erheblichen Aufwand einrichten? Werden die Daten der einzelnen Systeme umfassend genutzt? Wie wird sichergestellt, dass die Systeme mit den Entwicklungen des Unternehmens, sei es in der Organisationsstruktur, dem Prozessmanagement oder auch nur der steigenden Mitarbeiterzahl skalieren? Wie bleiben die Kosten im Rahmen, wie die Ressourcen im Blick?

Skalierbar, agil, mobil – Digitalisierung verstehen
Die digitale Transformation spricht die umfassende Veränderung der analogen Unternehmensstrukturen hin zu einer automatisierten, digitalisierten Geschäftsfähigkeit an. Warum also soll eine Lösung nicht eben diesen Anspruch haben?

Als eine Antwort auf diese Fragen hat sich in jüngster Vergangenheit der Plattformgedanke bewährt. Auch wenn Plattformen sehr unterschiedlich aufgestellt sind – z. B. als E-Commerce Plattform, als Workplace Plattform oder als Business Plattform – so basieren sie doch auf der gleichen Grundidee: Die Plattform soll sowohl alle bestehenden und zukünftigen Anwendungen, Tools sowie Systeme integrieren und diese miteinander vernetzen, als auch eigene Funktionalitäten mitbringen. Beispielsweise die Prozessautomatisierung, um Daten verarbeiten und analysieren zu können. Dabei sind die Schlagworte der Stunde Agilität und Hochskalierbarkeit. Lösungen dürfen nicht für den Status Now adaptiert werden und in dieser Form bestehen bleiben – sie müssen Veränderungen nicht nur zulassen, sondern das Unternehmen vielmehr dabei unterstützen!

Warum ist das so wichtig: Die Cloud gewinnt durchweg an Bedeutung. Sowohl KMU als auch Konzerne greifen verstärkt auf Lizenzmodelle zurück, die ihnen Kostentransparenz und eine Vereinfachung der IT-Infrastruktur versprechen. Zudem werden Anwendungen wichtiger, die sich leicht integrieren lassen und als Spezialfunktionen hinzukommen. Als wäre das nicht genug, verlangen Mobilität, BYOD oder das Internet der Dinge (IoT) nach ebenso flexiblen Unternehmensstrukturen wie Unternehmenslösungen. Hinzu kommt der Zeitfaktor und die Frage nach low-code-orientierten, unmittelbar einsatzbereiten Systemen. Ein großer Spagat, der mit starren, schwerfälligen Systemen nicht machbar ist.

Übertragen auf die Unternehmensdigitalisierung im Hinblick auf die Transformation der Geschäftsprozesse bedeutet das, eine Lösung zu wählen, die die Transparenz in die IT-Landschaft zurückholt, bestehende und neue Systeme integriert und einen agilen Ansatz unterstützt. Das neue digitale System sollte mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen und sowohl einfache als auch komplexe Prozesse abbilden können, um das volle Digitalpotenzial zu entfalten. Nur so kann es zu einem agilen Kontrollzentrum heranwachsen, das auf Grundlage eines rollenbasierten Dashboards anstehende oder fällige Aufgaben zuweist und erledigte kontrolliert. Wem welche Aufgaben zugewiesen werden, hängt schließlich vom Prozess, den involvierten Systemen, Daten und Dokumenten sowie den Berechtigungen ab, die diese Person hat. Last but not least muss das System die relevanten Informationen an den entsprechenden Stellen vollautomatisch einholen.

Damit entfällt immer weniger Arbeit auf eine manuelle Vor-, Auf-, oder Nachbearbeitung. Insofern Rollen und entsprechende Rechte klar definiert werden, beschleunigt und vereinfacht die Automatisierung nicht nur die Prozesse, sie schafft zusätzlich Transparenz über Dokumente, Daten und alle Beteiligten hinweg.

Eine Digitalstrategie für alle Fälle

Es bleibt also festzuhalten: Eine umfassende Digitalisierung aller Prozesse, Dokumenten und Daten kann nur glücken, wenn die bestehenden und neuen Technologien miteinander kommunizieren. Endet die Zuständigkeit eines Systems, kann die eingesetzte Digitalisierungsplattform die Zwischenschritte übernehmen und anfallende Daten sowie Dokumente an die entsprechenden Prozesse, Personen oder Anwendungen übergeben: ganz ohne manuellen Mehraufwand, selbst programmierte, kaum wartungsfähige Lösungen oder überladene Prozesse.

Die Digitalisierung setzt neue Maßstäbe und kann schnell neue Entwicklungen hervorbringen. Auf diese kurzen Intervalle und schlagartigen Änderungen sollten Unternehmen zeitnah reagieren können. Die gewählte Digitalisierungsplattform sollte sie dabei unterstützen und folglich agil, skalierbar und transparent sein, damit das Chaos der „Silo“-Digitalisierung effizient und langfristig aufgeräumt wird.
Quelle: project-consult.com




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