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Zeit ohne Ende – Zwischenstopp 3: Welcome to Deviation Town


Umgang mit Störungen – Sinnvolle Abgrenzung

In Deviation Town sind die Einwohner täglich lange Stunden aktiv. Viele sind enorm beschäftigt und fleissig. Doch weshalb funktioniert die öffentliche Infrastruktur so schlecht? Überall liegt Müll herum. Es fällt auf, dass der Verkehr durch unzählige Baustellen blockiert wird. Die Bauprojekte werden nicht beendet, und laufend werden neue Baustellen eröffnet. Irgendwie fehlt ein übergeordneter Plan, es herrscht ein Chaos. Offensichtlich verfolgt der Stadtrat gleichzeitig viele Ziele, aber keines wird erreicht. Deviation Town ist der Ort der Ablenkungen und Abweichungen. Selten konzentriert man sich hier auf eine Aufgabe und zieht sie bis zum Schluss durch. Die Menschen haben vieles verstanden und sind intelligent. Aber die Frage drängt sich auf: Warum läuft so vieles schief und wird nicht zu Ende gedacht? Willkommen in Deviation Town, der Stadt der Ablenkungen.
Beim Besuch dieser Stadt ist Vorsicht angeboten: Leise und unscheinbar kommen Ablenkungen daher. Und Schritt für Schritt beginnen sie, sich in unseren Lebensalltag einzuschleichen.

Ablenkungen und Störungen
Unzählige Ablenkungen und Störungen im Arbeitsalltag zehren unsere Zeitressourcen auf. Das Gebot der Stunde heisst, die Störquellen aufzuspüren und wirksame Gegenmassnahmen zu definieren. Sie brauchen regelmässig Zeitfenster, wo Sie konzentriert eine Aufgabe erledigen können. Sie sorgen für ‚Zeitinseln‘ im Alltag. Dies sind Zeiten an einem störungsfreien Ort, wo Sie sich hundertprozentig auf eine Tätigkeit fokussieren können. Mit dem Nutzen, dass Sie erstens bewusst an den Prioritäten arbeiten, zweitens weniger frustriert sind, weil Sie die Ziele wieder nicht erreicht haben, und deshalb drittens auf lange Sicht weniger gestresst sind.

Sie erfahren in diesem Kapitel, wie Sie sinnvoll mit Störungen umgehen können. Beispiele von Seminarteilnehmenden und Tipps zeigen Ihnen, wie Sie ab heute fokussierter arbeiten können. Erlauben Sie einen Hinweis vorweg: Die Umsetzung der Anregungen braucht Mut und Selbstdisziplin.

Alle 11 Minuten eine Ablenkung
Gloria Mark von der School of Information and Computer Science, University of California, Irvine, spricht in ihrer Studie zum Thema Störungen am Arbeitsplatz von der fragmentierten Arbeitswelt. Der Arbeitsalltag setzt sich aus unzähligen kurzen Tätigkeiten zusammen. Es gibt kaum mehr die Möglichkeit, sich über einen längeren Zeitraum auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Frau Mark und ihr Team beobachteten während dreizehn Monaten 24 Personen einer Firma in der IT-Branche. Aufgrund ihrer Beobachtungen publizierte Frau Mark die Ergebnisse unter dem Titel: No Task left behind? Examining the Nature of Fragmented Work.

Die Resultate der Studie zeigen, dass im Durchschnitt ein Zeitfragment 11 Minuten dauert. Das heisst, alle 11 Minuten wendete der Mitarbeiter seine Aufmerksamkeit einer anderen Tätigkeit zu.

Ein Teilnehmer der Studie sagt: ‚Ich bin süchtig nach Unterbrechungen! Wenn ich nicht unterbrochen werde, weiss ich nicht, was ich als nächstes tun soll.‘

Ablenkungen können in ein Suchtverhalten führen. In diesem Fall fällt der Rückzug in einen Raum ohne Ablenkungen besonders schwer. Ein Seminarteilnehmer erzählte, dass er eine Arbeit, die seine Konzentration erfordert, oft nicht beginnt, weil er weiss, dass er sowieso in Kürze wieder abgelenkt wird. Für konzentriertes Arbeiten opfert er regelmässig seinen Feierabend.

Der Sägeblatt-Effekt – Zeitverlust durch erneutes Einarbeiten
Der Sägeblatt-Effekt illustriert zutreffend, was geschieht, wenn Sie Ablenkungen ungefiltert zulassen (vgl. Illustration unten).

Wenn Sie eine Aufgabe anpacken, brauchen Sie eine gewisse Zeit, bis Ihre Aufmerksamkeit ganz auf die Tätigkeit fokussiert ist. Sie legen die entsprechenden Unterlagen bereit, und Ihre Aufmerksamkeit fährt hoch: Sie sind in der Arbeit ‚drin‘.
Wenn Sie sich jetzt durch einen Telefonanruf oder einen unangemeldeten Besucher unterbrechen lassen, fällt die Konzentration in Rekordzeit auf null. Sie widmen Ihre Aufmerksamkeit der Ablenkung. Die erneute Einarbeitung in die vorherige Arbeit erfordert Zeit, und zwar mehr als beim Herunterfahren der Konzentration nötig war. Durch das dauernde Hineindenken in angefangene Tätigkeiten geht bis zu 40% der Arbeitszeit verloren. Dieses Phänomen heisst ‚Sägeblatt-Effekt‘: Während des Tages befindet sich Ihre Konzentration in einer ständigen Rauf-und-runter-Bewegung. Dies ist enorm anstrengend, verursacht Stress und führt zu einem Verlust an Effizienz.



Der Sägeblatt-Effekt führt zu einem Arbeitszeitverlust von bis zu 40%

Äussere Störungen im Arbeitsalltag
In den Seminaren berichten die Teilnehmenden von zahlreichen äusseren Störquellen im Betriebsalltag. Zum Beispiel meldet das Mailprogramm den Eingang einer neuen Nachricht. Schon ist meine Neugier geweckt: ‚Nur schnell‘ nachschauen, ob eine dringende E-Mail-Nachricht angekommen ist. Unangemeldete Besucher bitten ‚nur schnell‘ um eine Auskunft. Das Telefon nimmt einen prominenten Platz in der Rangliste der Ablenkungen ein. Manche Sitzungen beginnen ohne Traktandenliste und enden ohne klare Resultate und Massnahmen. Immer wieder nehmen Personen an Sitzungen teil, die keinen aktiven Beitrag leisten können und sich langweilen. Deshalb werden Sitzungen als Zeitverschwender und lästige Unterbrechungen erlebt. Das Büro wird als Durchgang genutzt: Personen, die nur durchlaufen, stören. Der gemeinsame Drucker steht im Büro, die Gespräche am ‚Treffpunkt Drucker‘ lenken ab.

Innere Störungen
Es gibt auch die inneren Störungen. Dabei fällt die Konzentration auf die Arbeit schwer. Sobald wir uns in einen Raum zurückziehen, bricht ein Gedankengewitter los: Wir denken an unerledigte Aufgaben oder an den Ausflug vom Wochenende, Sorgen über den Umsatz lenken ab, private Herausforderungen beschäftigen uns etc.

Innere Antreiber – den Raum gestalten
Unsere Zeit belohnt den beschäftigten Menschen. Wer andauernd Mails beantwortet, Telefone erledigt, Sitzungen bewältigt, hat das Gefühl, gebraucht zu werden. Diese Tätigkeiten geben Ihnen den Eindruck: Sie sind nützlich. Die Frage nach dem Endresultat wird erstickt in der Mail-Flut. Sie fühlen sich sicher im Hafen der Geschäftigkeit. Die Erledigung von anscheinend dringenden Aufgaben wird zum höchsten Wert hochgehoben. Kein Wunder, brennen Sie aus und raubt Ihnen dieser Lebensstil den Schlaf. Das ‚Handelsblatt‘ schreibt: ,Hohe vorgegebene Leistungsziele nicht erreicht – dies nennen die Befragten an erster Stelle der quälenden Situationen im Job. Weil sie ihr eigenes Leben zu stark dem Beruf unterordnen, stellen sich schnell Frustration und Angst bis zu Depressionen ein, wenn es einmal im Beruf nicht gut läuft. Etliche Führungspersonen opfern Familie, Freunde und Hobbys auf dem Karrierealtar.

Warum grenzen Sie sich nicht ab? Warum opfern Sie Ihre Lebenszeit auf dem Altar der gehetzten Geschäftigkeit? Lebt tief in Ihnen eine Angst, die Sie in der Arbeitswelt zu dieser Hetze antreibt? Die Psychologie spricht von inneren Antreibern: Sei schnell, sei perfekt, mach es allen recht, sei stark. Solche Antreiber verbieten Abgrenzung, Ruhe und Rückzug. Der bekannte Mönch und Buchautor Anselm Grün schreibt: ‚Solche Antreiber werden oft von Firmen aufgegriffen, indem die Kennzahlen für die Leistung jährlich erhöht werden. Aber irgendwann ist einmal Schluss. Man kann den Menschen nicht zu immer mehr Leistung antreiben. Er ist keine Maschine.

Schwimmen Sie gegen den Strom. Wenn Sie etwas an Ihrer aktuellen Störungs-Situation ändern wollen, braucht es einen mutigen ersten Schritt. Die Resultate stellen sich zu Beginn vielleicht zaghaft ein. Aber die Reise ist die Mühe wert.

Wir haben aus unseren Trainings-Erfahrungen sechs Tipps zusammengestellt, wie Sie das Thema ‚Umgang mit Störungen’ gezielt angehen können.

Sechs Tipps zum Umgang mit Ablenkungen und Störungen
Wer sich an seinen Reiseplan hält und sich nicht andauernd durch eine noch bessere Variante ablenken lässt, sieht schlussendlich mehr vom Land. Das berühmte Sprichwort ‚Weniger ist mehr‘ erhält hier eine besondere Bedeutung. Der Arbeitsalltag ist vielerorts geprägt von unzähligen ‚Deviations‘, also Tätigkeiten und Ablenkungen, die uns vom Weg abbringen. Wer sich auf den geplanten Weg fokussiert, erreicht seine Ziele, erledigt die Aufgaben leichter und lebt gesünder.

1.) Akzeptieren Sie Unterbrechungen
Ohne Unterbrechungen funktioniert kein Unternehmen. Menschen arbeiten miteinander. Probleme werden durch Kommunikation (Störungen!) gelöst. Die optimierten Prozesse und Abläufe werden von Menschen betreut. Unvorhergesehene Ereignisse treten immer ein.  Es ist der nicht endende Fluss von Ablenkungen, der für Überforderung und Stress sorgt. Sie haben nun zwei Optionen: Entweder Sie versuchen, sich gegen diesen Fluss zu stellen. Oder Sie akzeptieren bewusst die Unterbrechungen als einen Bestandteil der heutigen Arbeitswelt. Mit Blick auf die oben erwähnten Windmühlen lohnt sich der Kampf gegen Störungen nicht. Aber der intelligente Umgang mit Unterbrechungen ist ein wertvoller Ansatz. Suchen Sie bewusst Möglichkeiten, sich auf eine ‚Zeitinsel‘ zurückzuziehen. Bündeln Sie Unterbrechungen; beantworten Sie zum Beispiel mehrere Telefonate und Mails direkt nacheinander.

2.) Arbeiten Sie pro-aktiv
Unterbrechungen sind die Türe zur Fremdbestimmung. Sie bewegen sich im Hamsterrad und arbeiten nur noch für die anderen. Für Ihre Aufgaben fehlt die Zeit.

Organisieren Sie sich selbst so, dass Sie entscheiden, wann Sie gestört werden und wann Sie sich zurückziehen. Erarbeiten Sie aktiv Massnahmen zur bewussten Abgrenzung.

3.) Stille Stunde
Überfordern Sie sich und Ihr Umfeld nicht mit zu langen Zeitfenstern. In der Praxis hat es sich bewährt, pro Tag 30 bis 60 Minuten für wichtige Tätigkeiten zu reservieren. Während einer Arbeitswoche können Sie so bis zu fünf Stunden ungestört arbeiten.

Reservieren Sie in Ihrem Terminkalender diese Zeit als Termin mit sich selbst. Behandeln Sie diesen Termin wie eine wichtige Besprechung oder einen Kundenbesuch. Wenn Sie die Tätigkeit für Ihre Stunde im Vorfeld sorgfältig planen, erledigen Sie in dieser Zeit effizient Aufgaben, für die Sie unter normalen Umständen das Doppelte benötigen. Motivieren Sie sich selbst, indem Sie sich für diese Fenster ein Ziel setzen und sich nach Erreichung dieses Zieles mit einer Aufgabe belohnen, die Sie gerne erledigen.

4.) Home-Office
Ein hilfreicher Ansatz zur Abgrenzung kann die Arbeit zu Hause sein. Die Aufgaben im Home Office sollen sorgfältig vorbereitet werden. Die nachfolgenden Aspekte unterstützen Sie dabei, das Home Office ideal zu nutzen.

1. Bereiten Sie sich auf den Home Office Day wie auf jeden anderen Arbeitstag
vor: Legen Sie am Vorabend alles bereit, prüfen Sie Ihre Termine für den folgenden Tag etc.

2. Informieren Sie Ihr Team vorab, dass Sie an diesem Tag von zuhause arbeiten. Eine vorgängige Absprache mit dem Vorgesetzten ist Voraussetzung.

3. Stellen Sie vorab sicher, dass Sie den Zugriff auf alle notwendigen Informationen
für Ihre Arbeit von zuhause haben.

4. Stellen Sie Ihre Erreichbarkeit via Telefon und Internet sicher: Home Office muss
nicht abgeschnitten sein vom Büro – oft macht es für Ihre Kollegen keinen Unterschied, wo Sie arbeiten.

5. Sorgen Sie dafür, dass Sie zuhause ein ungestörtes Umfeld haben, dass Ihre
Mitbewohner informiert und die Kinder aus dem Haus sind.

6. Überlegen Sie sich, wo Sie arbeiten möchten, wo Sie sich am wohlsten fühlen und am wenigsten abgelenkt sind.

7. Arbeiten Sie nicht im Pyjama. Die Grundeinstellung zur Arbeit ist damit gleich eine andere.

8. Definieren Sie für sich, was Sie an Ihrem Home-Office-Tag erreichen möchten.
Machen Sie eine To-do-Liste und kontrollieren Sie damit, wie effizient Sie arbeiten.

9. Reservieren Sie auch Pausenblöcke wie im Büro: Machen Sie ruhig mal Pause und bewegen Sie sich, oder gehen Sie mal nach draussen, um Sauerstoff zu tanken; machen Sie Mittagspause.

10. Seien Sie proaktiv und teilen Ihrem Chef und Ihren Teamkollegen mit, woran Sie arbeiten und wie sie vorwärtskommen.

11. Machen Sie sich bewusst, dass Sie jetzt im Stau stehen könnten, und halten Sie fest, wie viel Reisezeit und HCO2 Sie am Home Office Day sparen; nutzen Sie dazu die Home-Office-Day-Website.
www.homeofficeday.ch/downloads/MA/Vorbereitung_f%C3%BCr_Mitarbeitende.pdf

5.) Sagen Sie Nein – und bieten Sie eine Alternative an
Ein wirksamer Tipp zur Abgrenzung ist, sich darüber Gedanken zu machen, wie Sie Ihre Zeitbedürfnisse kommunizieren.

Wer lernt, Nein zu sagen, gewinnt Zeit für fokussiertes, konzentriertes Arbeiten.

Immer wieder erleben wir Personen in Seminaren, die bei diesem Thema Widerstand anmelden. Für sie klingt ein ‚Nein‘ hart, unrealistisch und egoistisch. Zu Recht wird darauf hingewiesen, dass durch ein ‚Nein‘ die Zusammenarbeit im Team gefährdet wird. Manchmal kommt der Widerstand von Menschen, die die Harmonie im Team nicht stören wollen.

Nein sagen führt Sie in ein Grundspannungsfeld des Zeitmanagements: Auf der einen Seite sind Sie Teil eines Teams, anderseits haben Sie Aufgaben zu erledigen, die nur von einer Person erledigt werden können.

Bieten Sie anstelle eines ‚Nein‘ eine Alternative an: ‚Ich kann jetzt nicht antworten, aber in zwei Stunden passt’s.‘ Wenn Sie sich an Ihre Zusagen halten, bauen Sie in Ihrem Umfeld einen Ruf auf, der Sie als zuverlässig ausweist.

6.) Erfolgreiches Zeitmanagement mit Zeitinseln gelingt im Team
Im Zeitalter der Teamarbeit und der Grossraumbüros ist Zeitmanagement nur im Team zu lösen. Als Piccard und Jones die Welt im Orbiter-Ballon umrundeten, war dieser Erfolg nur dank eines starken Teams von Experten möglich. Wer sich alleine abgrenzt, ohne sein Team zu orientieren, wird leicht zum Aussenseiter. Regel Nummer eins für eine erfolgreiche Abgrenzung ist: Involvieren Sie Ihr Team.

Folgende Vereinbarungen für Zeitinseln haben sich in der Praxis bewährt:

  • Leiten Sie das Telefon während einer begrenzten Zeitspanne auf einen Kollegen um.
  • Schliessen Sie während einer bestimmten Zeitdauer die Bürotüre.
  • Jeden Tag macht eine andere Person Telefon- und Empfangsdienst. Unangemeldete Besucher werden von dieser Person empfangen und erste Fragestellungen werden direkt geklärt. Genau gleich gehen Sie mit dem Telefon um.
  • Schalten Sie alle Signale und Icons aus, die Ihnen den Eingang einer Mail-Nachricht anzeigen.
  • Definieren Sie störungsfreie Zeiten. Zum Beispiel: Am Morgen stören wir einander intern nicht vor 09.00 Uhr. Das heisst, wir setzen vor dieser Zeit keine Sitzungen an.
  • Ad-hoc-Gespräche werden an einem zentralen Ort ausserhalb des Büros an Stehtischen geführt.
  • Im Grossraumbüro stellt die Konzentration bei der Arbeit eine besondere Herausforderung dar. Aber auch hier gibt es Möglichkeiten zur Abgrenzung:
    • Tragen Sie Ohrenstöpsel und hören Sie eventuell Musik.
    • Benutzen Sie ein visuelles System zum Beispiel mit einem Schild oder einem von Weitem sichtbaren Zeichen am Arbeitsplatz: Bitte im Moment nicht stören. Sie können auch mit Farbcodes arbeiten: Rot: Bitte nicht stören; grün: Jetzt bin ich für Dich da.
    • Reservieren Sie ein Sitzungszimmer und erledigen Sie Ihre Arbeit dort.
    • Setzen Sie die vereinbarten Punkte konsequent um; weisen Sie Kollegen, die sich nicht an die Abmachungen halten, auf Ihre Teamvereinbarung hin.

Seien Sie sich bewusst, dass Sie mit keinem System alle Störungen blockieren können. Aber wenn Sie die Unterbrechungen nur um 10 bis 20% reduzieren, bedeutet das einen Zeitgewinn von 15 bis 30 Minuten pro Tag, was sich pro Monat auf rund einen gewonnenen Tag aufsummiert! Und wenn Sie zudem an die wiedergewonnene Freude bei der Arbeit denken, möchten Sie auf das System der Zeitinseln nicht mehr verzichten.

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